数字化转型加速，企业如何应对数电票落地挑战？

数电票落地，好处多多

数电票的推进仍在加速进行，作为一个新生事物，对企业来说，它的存在感也越来越强，覆盖的范围也将越来越广。

随着数电票的推广，尤其是机票数电票的试点和火车票数电票企业端的使用，现在已全面迎来了数电票时代。

企业推行数电票真的刻不容缓了吗？在推行数电票的过渡期，企业进行差旅管理时会遇到什么样的挑战？机票数电票的落地对企业有什么好处？打印出来的数电票会存在什么风险？

9月26日，2024 环球旅讯峰会【分论坛】商旅数字化峰会上，中国航空服务有限公司总监 董肃华、用友商旅云产品及生态负责人 陈加鹏和主持嘉宾企业资深行政及差旅管理人 广州旅讯商旅服务有限公司合伙人 象姐进行了《数电票落地的挑战与应对》的对话。

以下为对话实录，对话有删减：

提示：本文内“机票数电票”指的是：电子发票（航空运输电子客票行程单）。

象姐：目前数电票推广的趋势如何？企业还能观望多久？

董肃华：机票数电票的发展很快速，从去年六七月份开始测试，到今年七月份已经是应开尽开的状态。

纸质行程单可能未来很快会被限制开具，以后TMC可能就领不出那么多纸质行程单了。

目前，国际机票的数电票也在紧锣密鼓地落实规则，可能很快会落地，随着国际机票数电票的开具，纸质行程单的时代就面临结束了，或许在未来一年之内就会发生。

建议大家不要再犹豫，改造系统、再造流程的事情都应该提上日程。

陈加鹏：从今年1月份起，财务部办公厅、税总办公厅、民航局综合司发布了2024.1号文，提出进一步扩大数电票试点开具单位范围的要求。

今年4月份开始，各大差旅服务商陆续支持了机票数电票的开具，以及数电票系统对接。

目前要全面实现数电票，还需几方面能力补全：火车票个人端数电票、数电票按单开具的支持能力、机票部分纸票场景的切换。

在数电票推广过程中，一方面通过系统增加对数电票的归集、上报、分发能力，一方面优化商旅管理和费用报销系统，使发票在整个商旅流程过程中更加高效、丝滑。

象姐：企业进行数电票落地的时候会面临什么问题？会给企业的差旅业务、财务管理带来什么影响？

陈加鹏：从企业端来说，数电票的接收、存储、识别、上报都有可能存在卡点。

我们也做了一些工作，做到批量接收、比对，自动匹配账单、订单。从发展的趋势来看将越来越自动化，未来会跟支付数据、消费数据结合起来，消费即报销。

用友商旅云产品及生态负责人 陈加鹏

象姐：在董老师看来，机票数电票落地的好处有哪些？

董肃华：机票数电票的使用，带来的好处是多方面的。最显著的就是可以给公司节省人工成本和费用成本。

纸质行程单改期费放到其他税费中，不能抵税，数电票的改期费放到运价中，可以抵9%的增值税，这对企业来说是很大的利好。我们有一家企业数电票落地得比较早，近半年的改期费抵增值税这一项就为企业在差旅总额上节省了1%左右。

数电票必须是终态，即已使用或已退票才能开具，必须通过中航信或航空公司的系统才能开具，这样一来，企业就不用再进行验真了，也不需要查询是否使用，节省了很多人工成本。

数电票的使用，也减少了需要投入到打票、贴票的人工成本。

因为纳入了金税四期，数电票不论是在企业报销流程，还是在减税流程都可以实现自动化，可以很方便地通过税务系统提取出一个时间段里的机票数电票，这样可以节省大量的人工成本。

象姐：有很多企业会要求把数电票打印出来，这样操作有什么弊端和风险吗？

陈加鹏：这个操作跟企业政策有关，有可能公司内部要求必须有纸质凭证，进行存档，也有可能处于过渡期，大家还是想着留一份纸质凭证更保险些。

实际上，不留存纸质凭证，只进行数电票存储是完全符合会计要求的。根据财政部的相关规定，接收方可以使用含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，无需保存纸质凭证‌。

另外，纸质凭证还是有一定风险的，数据有被篡改的风险，而且又再次增加了验真的负担。

董肃华：针对这个问题我也想补充一点，很多企业不用数电票可能是因为他们不知道可以用。

在跟企业交流的过程中，我们发现，很多公司还不知道在推行数电票之后，之前财政部关于财务账期内只能用单一方案票证的规定已经取消了。

很多公司可能还认为，在一个财务账期内，只能用机票数电票或者是纸质行程单，不能混合，这就影响了他们推广数电票的进度。

中国航空服务有限公司总监 董肃华

象姐：你们向企业推广数电票的时候遇到了什么阻力或障碍？为什么有些企业对数电票持观望态度或比较抵触？

董肃华：数电票的推广，从买方和卖方两端都可能会遇到一些阻力。

从卖家端（差旅管理公司）来看，不太积极的原因之一是数电票改变了过去的结算模式。

原来纸票是出票即开票，销售账期和结算账期同步，垫资成本是最低的。

数电票的开具需要机票是已使用的状态，和销售账期有时间差。时间差的存在给差旅管理公司带来了更长的账期和更大的资金成本，所以差旅管理公司不积极。

从差旅采购企业端看，他们不积极的原因有以下几个。

第一，数电票的使用意味着差旅采购企业要改变既有的报销、结算流程，相当于进行内部流程再造，所以他们不是很积极配合。

第二个原因和系统再造的成本有关。目前机票数电票主要以国内机票为主，但国内稍微大型一点的企业，无论是央企、国企还是民营企业，它们在国内的机票已经基本都上平台或上系统了。

而数电票的要求比较高，要精确到税号，精确到企业的最小法人单位，要满足这些要求，系统需要进行改造，就会产生二次的成本，很多的企业没有这方面的预算。

第三，机票数电票是OFD文件格式，这类文件格式对软件和硬件都有一定的要求，可能很多企业没有做好这两方面的准备。

陈加鹏：推行新制度，是需要一定时间的。

对企业的财务人员来说，数电票是一个新事物，涉及到机票数电票的接收、传输、处理、存储、验证等，都需要花费时间去重新理顺流程。

机票数电票也改变了原有的结算方式，从预定结算变成了实际出行结算，但这个方式可以减少红冲的流程。（"红冲"是指为了将原先错误的凭证冲掉，先用红字做一张和蓝字相同的红字凭证，而后再做一张正确的凭证。）

象姐：机票集采原本按出票作为记账日期的企业，要考虑记账日期与使用后开具票据的时间差的情况，这可能会带来结算时部分票据未能回收或垫资的资金链更长等问题。针对这种情况是否只能无奈接受资金链变更长的事实？还是说财务辛苦一点，记两次账，出票一次，实际出行一次？是否有别的方法解决这个现状？

企业资深行政及差旅管理人

广州旅讯商旅服务有限公司合伙人 象姐

董肃华：只能双方都进行妥协，但有三个点不能变。

第一，数电票的推行会进行下去，纸票时代一去不复返了。

第二，企业的验签不能变，拿到数电票之后，要走验签的流程。

第三，数电票的存储不能变。

基于这三个点，再进行流程的设计。

在不改变企业报销流程，也不改变差旅管理企业发票流程的情况下，我们建议差旅管理企业在机票变成终态（分为乘坐或退票两种）之后，就帮企业开具出来，存储到差旅管理企业的文件服务器上。

差旅采购企业根据自己的报销流程，选择以下三种不同模式。

第一种，TMC将数电票批量推给买方企业。

第二种是最理想的，企业要报销的时候就去找TMC取，服务器随时开着，可以随时提取报销。现在一般在机票使用12小时之后就可以开具数电票了。

针对没有系统的企业，也可以采取最传统的流程，定期打包发邮件。

我们认为的理想的模式就是结算走结算的流程，报销入账走报销入账的流程。

象姐：在过渡期，机票本票目前支持三种票据：机票数电票（OFD）格式、纸质行程单、航司开具的大交通行业9%的电子或纸质增值税专票。如果企业涉及到这方面，请问财务方面怎么处理和怎么核验？

陈加鹏：如果是人工来处理，会比较麻烦，一般都会借助系统工具。通过系统工具进行识别、验证，将会很便捷。

如果企业通过差旅服务商进行消费，还可进行消费与发票的核验，因为我们可以拿到预订的数据。

纸票有传统的验证方式，可以扫描后再通过OCR识别，再去核验。

董肃华：现在这些票据也是混合使用的状态，我们现在数电票的开具率在90%以上，还没达到百分百。

有一部分复杂的行程，我们还需要开纸质行程单，退票发票还是要开普通的电子发票。一些航司在一些发票上税点上也不太统一。

BSP的数电票，改期费是9%的税点，个别的航空公司在单独给旅客开改期发票的时候是依据服务费类发票税点6%开的。

我认为，主管部门要把标准统一起来，从开具到企业报销存储做一个行业的标准。

可以很高兴地告诉大家，民航局正在制定行业标准，中航服也是牵头企业之一。

我们会鼓励企业多用数电票，一些纸质票也可以转成电子版，进行存储。

个别企业需要差旅管理企业将数电票验签并打印，打印出来的数电票，不能保证打出来这张纸就是最后入账的。在这个环节中可能会出现企业审计风险，建议企业慎用。

数电票的OFD文件是一个加密文件，验签的过程，包括验收、下载、数据归集这些流程应该都是在企业端完成的，这样能保证数据是完全真实的。

象姐：集中采购出完票之后，当员工用自己的里程积分做兑换升舱，原来出的那张票的状态可能会变成“EXCHANGE”。升舱或者改期以后，这张机票数电票，代理人还能开出来吗？升舱之后，员工付的钱或者里程，在数电票的体现上怎样和本票区分？这个问题目前得到解决了吗？

董肃华：目前来说，机票改期的问题可以解决，机票本票和改期票，最终使用后可以分别开具发票，也可以合并开具一张发票。

象姐：也就是说本票可以通过代理人的合作渠道开具，如果员工通过航司官方APP把票进行了改期，是由航司给员工开票。如果跟本票的购买和改票是在两个不同的入口，那就会有两个不同的开票方。

董肃华：目前国家规定，无论是差旅管理公司、代理人、航空公司，都只能开具自己的数电票。

举个例子来说，中航服开具了一张机票本票，但企业员工去国航进行了改期，那中航服是没办法出具改期票的，除非国航给中航服授权了，但授权并不是单张票的授权，而是全局授权，一般来说两家企业之间是不会进行全局授权的，所以数电票目前的开具仍是各家开各家的情况比较多。